Unser Compliance Team entwickelt interne Richtlinien und stimmt sie mit der Geschäftsführung ab. 2009 hat es beispielsweise eine neue Richtlinie für den Umgang mit Arbeitnehmerdaten aus unseren Personalverwaltungssystemen herausgegeben, die über die gesetzlichen Anforderungen hinaus zusätzliche Verpflichtungen im Umgang mit Mitarbeiterdaten festlegt. Darüber hinaus stellt das Compliance Office einmal pro Quartal einen Bericht für das Management Board zusammen. Er dient als Grundlage, um unsere Aktivitäten rund um das Thema Compliance zu verbessern und gegebenenfalls neuen Gesetzen oder Anforderungen anzupassen. Zusätzlich berichten wir einmal jährlich an unseren Mutterkonzern Telefónica S.A.

Aufgabe des Compliance Teams ist es auch, unsere Geschäftsgrundsätze und Richtlinien intern und extern im Intranet und Internet bekannt zu machen. Dazu gehört auch die Organisation und Vorbereitung von Schulungen unserer Mitarbeiter zu Compliance-Themen. Neue Mitarbeiter erhalten bei den so genannten Welcome Days grundsätzlich eine Einführung in unsere Geschäftsgrundsätze und andere Themen wie den Datenschutz oder das

Das Vier-Augen-Prinzip stellt eine Entscheidungsmethode dar, die sicherstellt, dass mindestens zwei Personen wichtige Entscheidungen gemeinsam treffen oder kritische Tätigkeiten zusammen durchführen. Das Vier-Augen-Prinzip dient gleichermaßen der Qualitätskontrolle wie der Reduktion von Risiken und Missbrauch.

Vier-Augen-Prinzip.

Alle Mitarbeiter sind verpflichtet, detaillierte und anspruchsvolle Online-Trainings zum Datenschutz, zu unseren Geschäftsgrundsätzen sowie zum Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz zu absolvieren. Bei komplexen Fragestellungen, beispielsweise zum Thema Kartellrecht, bieten wir unseren Mitarbeitern Präsenzschulungen.

Die Datenschutz-Trainings müssen jedes Jahr absolviert werden. Schulungen zu Geschäftsgrundsätzen oder zu Richtlinien müssen alle zwei Jahre wiederholt werden. 2009 haben 76 Prozent unserer Mitarbeiter ihr Wissen zum Thema Datenschutz aufgefrischt. Damit liegen wir hinter unseren Erwartungen zurück. Für das Jahr 2010 haben wir uns zum Ziel gesetzt, diesen Prozentsatz deutlich zu erhöhen. 85 Prozent haben eine aktuelle Akkreditierung der Geschäftsgrundsätze erhalten.

Jeder Mitarbeiter ist dafür verantwortlich, die Geschäftsgrundsätze und die damit verbundenen Richtlinien zu verstehen, danach zu entscheiden und zu handeln. Entdecken unsere Mitarbeiter und Führungskräfte Vorgänge oder Prozesse, die zu einem Verstoß gegen die Grundsätze führen können, müssen sie das Compliance Office darüber informieren. Haben sich bereits Verstöße ereignet, werden die Betroffenen informiert. Die Aufbereitung und Behebung der Verstöße werden durch das Compliance Office und unsere interne Revision überwacht. Falls interne oder externe

Unter Stakeholdern (deutsch: Anspruchsgruppen) versteht man jene Gruppen, die ein berechtigtes Interesse daran haben, wie sich ein Unternehmen verhält und wie es sich entwickelt. Das Interesse kann finanzieller oder nichtfinanzieller Art sein. Beispiele für Stakeholder sind Kunden, Anteilseigner und Investoren, Mitarbeiter, Kommunen und Nichtregierungsorganisationen.

Stakeholder bei einem Verdachtshinweis ihre Identität nicht preisgeben möchten, bieten wir ihnen verschiedene Möglichkeiten, dies anonym zu tun:

Unser externer Ombudsmann nimmt vertrauliche Hinweise von Mitarbeitern und externen Stakeholdern entgegen, beispielsweise zu Korruption, Betrug, Untreue sowie zu Verstößen gegen das Kartellrecht, und bewertet sie unabhängig.

Darüber hinaus hat unser Mutterkonzern ein Business Principles Office eingerichtet, bei dem Mitarbeiter und Geschäftspartner Verstöße gegen die Geschäftsgrundsätze melden können.

Und über die so genannte Confidential Helpline bei Telefónica kann der Corporate Governance Officer bei Telefónica Europe kontaktiert werden, der ebenfalls eine vertrauliche und neutrale Fallbearbeitung gewährleistet.

Im Jahr 2009 wurde ein wesentlicher Vorfall gemeldet, der Provisionsbetrug und massive Verstöße gegen Richtlinien und Gesetze zum Inhalt hatte. Wir haben diesen Vorfall umfänglich aufgeklärt und in der Konsequenz die Vertragsbeziehungen mit der Gegenseite mit Wirkung zum März 2010 beendet.

Wenn ihre Handlungen oder Entscheidungen nicht im Einklang mit unseren Geschäftsgrundsätzen und unseren Richtlinien stehen, müssen unsere Mitarbeiter mit disziplinarischen Maßnahmen bis zur fristlosen Kündigung rechnen.

Neben Compliance gehört zu einer verantwortungsvollen Unternehmensführung auch eine Orientierung an wichtigen Corporate Governance Aspekten. Hierbei geht es darum, die wichtigsten Stakeholder des Unternehmens - allen voran die Aktionäre - über alle Angelegenheiten zu informieren, die die Führung und Kontrolle des Unternehmens betreffen. Obwohl O₂ in Deutschland nicht börsennotiert ist, handelt unsere Unternehmensführung nach streng definierten Vorgaben. Alle Aktivitäten zum Thema Corporate Governance bündelt Telefónica Europe auf europäischer Ebene.

Unser Mutterkonzern Telefónica S.A. ist in den USA börsennotiert. Daher unterliegt er den Regeln der U.S. Security and Exchange Commission (SEC), die 2002 den so genannten Sarbanes Oxley Act erlassen hat. Dieser sieht vor, dass der Chief Executive Officer (CEO) und der Chief Financial Officer (CFO) eine eidesstattliche Erklärung abgeben, in der sie versichern, dass alle beim SEC abgegebenen Berichte im Zusammenhang mit dem Jahresabschluss korrekt sind und die internen Kontrollsysteme effektiv funktionieren. Der externe Prüfer des Jahresabschlusses bewertet diese Erklärung gesondert. Telefónica S.A. analysiert und aktualisiert regelmäßig die internen Geschäftsprozesse. Ziel ist es, kontinuierlich eine hohe Qualität des Jahresabschlusses zu gewährleisten.