Hinweisgeberverfahren

Verfahren für Beschwerden und Hinweise

Verantwortungsvolles, ethisches und gesetzeskonformes Verhalten hat für O₂ Telefónica in der eigenen Geschäftstätigkeit und in den Beziehungen zu ihren Geschäftspartnern, Kunden und anderen Betroffenen höchste Priorität.

JETZT HINWEIS ABGEBEN

O₂ Telefónica hat ein Hinweisgeberverfahren eingerichtet, das es Einzelpersonen, Unternehmen und sonstigen Organisationen ermöglicht, auf menschenrechtliche und umweltbezogene Risiken oder Verstöße sowie Verstöße gegen geltendes Recht oder interne Richtlinien und Grundsätze hinzuweisen. Eine Übersicht über Menschenrechts- und Umweltthemen ist am Ende dieser Seite zu finden. Die Kanäle des Hinweisgeberverfahrens sind nicht für allgemeine Kundenbeschwerden ohne Bezug zu den genannten Themen zuständig. Das Hinweisgeberverfahren soll sicherstellen, dass alle eingehenden Hinweise auf vertrauliche, transparente und faire Weise untersucht werden. Hinweise können auch anonym eingereicht werden und werden stets im Einklang mit Datenschutzvorgaben behandelt. Benachteiligungen oder Repressalien gegen hinweisgebende Personen werden nicht geduldet.

Meldekanäle

Grafik: Was passiert mit meinem Hinweis. Das Hinweisgeberverfahren der Telefónica Deutschland für menschenrechts- und umweltbezogene Belange leitet sich aus den Vorgaben des Lieferkettensorgfaltspflichtengesetzes (LkSG) und des Hinweisgeberschutzgesetzes (HinschG) ab. Detaillierte Informationen über den Prozess finden sie in der Verfahrensordnung. 1. Sie reichen einen Hinweis ein. 2. Innerhalb von 7 Tagen erhalten sie eine Eingangsbestätigung. 3. Bei Bedarf werden sie kontaktiert, um Rückfragen und Details zu ihrem Hinweis zu besprechen. 4. Der Hinweis wird bearbeitet und bei Bedarf werden Maßnahmen eingeleitet. 5. Nach 3 Monaten erhalten sie eine Mitteilung zu ihrem Hinweis und ggf. zu umgesetzten und geplanten Maßnahmen.

Die Schritte des Hinweisgeberverfahrens

Verfahrensordnung

Beschwerdeverfahren / Hinweisgeberverfahren

Verfahrensordnung deutsch

de | PDF | 907 kb

Verfahrensordnung englisch

en | PDF | 649 kb

1. Was ist das Hinweisgeberverfahren?

2. Wie werden hinweisgebende Personen geschützt?

3. Wer kann einen Hinweis abgeben?

4. Welche Themen umfasst das Hinweisgeberverfahren?

5. Wie Können Hinweise abgegeben werden?

6. Können Hinweise auch anonym abgegeben werden?

7. Welche Informationen sollte ein Hinweis enthalten?

8. Wer ist für die Bearbeitung der eingegangenen Hinweise zuständig?

9. Was passiert, nachdem ein Hinweis abgegeben wurde, und wie werden Hinweise bearbeitet?

a. Bestätigung des Eingangs Ihres Hinweises Sofern es der gewählte Meldekanal zulässt, erhält die hinweisgebende Person innerhalb von sieben Tagen nach der Einreichung des Hinweises eine Eingangsbestätigung. Hiervon ausgenommen sind Kundenbeschwerden, die erkennbar keine Menschenrechts- oder Umwelt-Bezüge i.S.d. LkSG oder Compliance-Bezüge i.S.d § 2 HinSchG sowie sonstigen Recht aufweisen. b. Prüfung menschenrechtlicher und umweltbezogener Hinweise Sollte der Hinweis nicht anonym eingegangen sein, wird die hinweisgebende Person innerhalb von 14 Tagen nach Eingang des Hinweises kontaktiert, um gegebenenfalls weitere Informationen zum Hinweis und Erwartungen an mögliche Maßnahmen zu erfragen. Die weitere Prüfung des Hinweises erfolgt durch die Abteilung Corporate Responsibility & Sustainability und das Menschenrechtskomitee unter Wahrung der Vertraulichkeit (siehe Kapitel 2 und Kapitel 6 für mehr Informationen zu Vertraulichkeit und Anonymität). Je nach Sachverhalt werden weitere relevante Ansprechpersonen eingebunden. Die hinweisgebende Person wird regelmäßig über den Stand des Verfahrens informiert. Nach Abschluss der Prüfung erfolgt eine Bewertung, ob es sich bei dem Hinweis um eine menschenrechtliche oder umweltbezogene Verletzung oder ein Risiko handelt. Wenn dies der Fall ist, werden gegebenenfalls weitere relevante interne und externe Stakeholder (z.B. Fachbereiche oder Zulieferer) eingebunden, um geeignete Präventions- oder Abhilfemaßnahmen zu ergreifen. Bei einem Hinweis nach dem LkSG erhält die hinweisgebende Person in der Regel innerhalb von drei Monaten nach der Eingangsbestätigung Informationen über das Ergebnis des Verfahrens. Bei umfangreichen und/oder komplexen Hinweisen kann die Bearbeitung jedoch auch längere Zeit in Anspruch nehmen. Bei Unbegründetheit des Hinweises stellt Telefónica Deutschland das Verfahren ein und teilt der hinweisgebenden Person diese Entscheidung mit. Ein Hinweis ist dann unbegründet, wenn kein Risiko oder Verstoß gegen menschenrechtliche oder umweltbezogene Pflichten festgestellt wurde oder der Hinweis in keinem Zusammenhang mit Telefónica Deutschland oder ihren Geschäftspartnern steht. Auch nach Abschluss eines Verfahrens steht das Hinweisgebersystem der hinweisgebenden Person jederzeit weiterhin zur Verfügung. c. Prüfung von Compliance-Hinweisen Sollte der Hinweis nicht anonym verschickt worden sein, kann die hinweisgebende Person kontaktiert werden, um den Sachverhalt des Hinweises genauer zu erörtern. Die weitere Koordination der Prüfung erfolgt durch die Compliance-Abteilung unter Wahrung der Vertraulichkeit. Bei einem Hinweis nach dem HinSchG erhält die hinweisgebende Person, sofern es der gewählte Meldekanal zulässt, drei Monate nach Erhalt der Eingangsbestätigung eine Meldung über geplante oder bereits ergriffene Folgemaßnahmen und die Gründe.

10. Kann ein Hinweis auch bei externen Meldestellen abgegeben werden?

11. Datenschutzinformation für hinweisgebende Personen

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