Hinweisgeberverfahren

Im Folgenden werden die einzelnen Schritte des Hinweisgeberverfahrens näher erläutert. Alle eingegangenen Hinweise werden im Rahmen dieses Verfahrens sorgfältig geprüft und bearbeitet. In der Regel erfolgt die Bearbeitung in den folgenden Schritten. 9.1 Bestätigung des Eingangs Ihres Hinweises Sie erhalten binnen sieben Tagen nach der Einreichung des Hinweises eine Bestätigung des Eingangs. Diese Eingangsbestätigung wird über denselben Meldekanal verschickt, über den der Hinweis ursprünglich gemeldet wurde. Wenn aufgrund des von Ihnen gewählten Meldekanals eine Eingangsbestätigung nicht möglich ist (z. B. anonymer Brief), können wir Ihnen eine solche Eingangsbestätigung im Normalfall nicht zukommen lassen. Hiervon ausgenommen sind Kundenbeschwerden, die erkennbar keine Menschenrechts-, Umwelt- oder Compliance-Bezüge aufweisen. 9.2 Prüfung menschenrechtlicher und umweltbezogener Hinweise Sofern es der von Ihnen gewählte Meldekanal zulässt, wird die Abteilung Corporate Responsibility & Sustainability Ihnen eine (zweite) Eingangsbestätigung zukommen lassen, welche zusätzlich Informationen über die nächsten Schritte und den zeitlichen Verlauf des Verfahrens sowie über Ihre Rechte in Bezug auf Ihren Schutz vor Benachteiligung und/oder Bestrafung aufgrund des Verfahrens beinhaltet. Außerdem wird die Abteilung Corporate Responsibility & Sustainability bzw. die Ombudsperson Sie innerhalb von 14 Tagen nach Eingang Ihres Hinweises kontaktieren. In diesem Kontext erhalten Sie die Möglichkeit, Ihren Hinweis und das zugrunde liegende Problem noch einmal genauer zu erklären. Außerdem werden Ihre Erwartungen an mögliche Präventions- und Abhilfemaßnahmen erfragt. Hierbei handelt es sich um Maßnahmen, welche das Eintreten eines Risikos verhindern oder eine tatsächliche Verletzung vermindern oder beenden sollen. Basierend auf diesem ersten Gespräch nimmt der:die jeweilige Hinweisbeauftragte eine erste Einordnung des Hinweises vor. Die weitere Prüfung eines nachvollziehbaren Hinweises erfolgt durch das Menschenrechts- und Umweltkomitee. In diesem Schritt des Verfahrens werden persönliche Angaben über Sie oder Dritte in jedem Fall anonymisiert, damit der Schutz der Vertraulichkeit Ihrer oder dritter Identitäten weiter gestärkt werden kann. Ergibt diese Analyse, dass eine unmittelbar bevorstehende Gefahr vorliegt, leitet das Menschenrechts- und Umweltkomitee unmittelbare Abhilfemaßnahmen ein, um die Gefahr so schnell wie möglich zu verhindern oder zu vermindern. In der weiteren Bearbeitung des Hinweises bespricht das Menschenrechts- und Umweltkomitee, insofern es die jeweilige Situation zulässt, den Sachverhalt mit der:den Beschuldigten und bindet je nach Fall relevante Ansprechpartner:innen ein. Nach Abschluss der ausführlichen Prüfung erstellt das Menschenrechts- und Umweltkomitee eine ausführliche, schriftliche und kriteriengestützte Bewertung, ob es sich bei Ihrem Hinweis um eine menschenrechtliche oder umweltbezogene Verletzung oder ein Risiko handelt. Sollte ein tatsächlicher Verstoß oder ein Risiko vorliegen, kontaktiert das Menschenrechts- und Umweltkomitee den relevanten internen Fachbereich und/oder Zulieferer, um geeignete Präventions- oder Abhilfemaßnahmen zu ergreifen. Bei der Definition dieser werden Ihre Erwartungen berücksichtigt und mit einbezogen. Die Abteilung Corporate Responsibility & Sustainability bzw. die Ombudsperson informiert Sie regelmäßig über den Stand des Verfahrens. Bei Unbegründetheit des Hinweises stellt Telefónica Deutschland das Verfahren ein. Ein Hinweis ist dann unbegründet, wenn kein Risiko oder Verstoß gegen menschenrechtliche oder umweltbezogene Pflichten festgestellt wurde oder der Hinweis in keinem Zusammenhang mit Telefónica Deutschland oder ihren Geschäftspartner:innen steht. In jedem Fall wird bei der Einstellung des Verfahrens eine begründete Mitteilung Ihnen gegenüber abgegeben. Unabhängig vom Ausgang des Verfahrens erhalten Sie, wenn es der gewählte Beschwerdekanal zulässt, einen Fragebogen, durch welchen Sie Ihre Erfahrungen mit dem Hinweisgeberverfahren beschreiben und bewerten können. Dieser Fragebogen soll dazu dienen, das Hinweisgeberverfahren effektiver, transparenter und zugänglicher für Hinweisgeber:innen zu gestalten. Die über diesen Weg gesammelten Informationen werden dementsprechend in der Überprüfung der Wirksamkeit und zur Verbesserung des Verfahrens mit einbezogen. Außerdem werden Sie, wenn es der von Ihnen gewählte Beschwerdekanal zulässt, von der Abteilung Corporate Responsibility & Sustainability einen Monat nach Abschluss des Verfahrens erneut kontaktiert. Dadurch soll weiter sichergestellt werden, dass Sie keine Benachteiligung oder Bestrafung aufgrund Ihres Hinweises erfahren haben. Außerdem steht Ihnen der Meldekanal auch weiterhin in der Zukunft offen, sollten Sie doch zu einem späteren Zeitpunkt aufgrund Ihres Hinweises bestraft oder benachteiligt werden. 9.3. Prüfung von Compliance-Hinweisen Sollten Sie Ihren Hinweis nicht anonym verschickt haben, wird ein:e Hinweisbeauftragte:r Sie kontaktieren. In diesem Kontext erhalten Sie die Möglichkeit, Ihren Hinweis und das zugrunde liegende Problem noch einmal genauer zu erklären. Die weitere Koordination der Prüfung eines nachvollziehbaren Hinweises erfolgt durch die Compliance-Abteilung. In diesem Schritt des Verfahrens werden persönliche Angaben über Sie oder Dritte anonymisiert, damit der Schutz der Vertraulichkeit Ihrer oder dritter Identitäten weiter gestärkt werden kann. Die Compliance-Abteilung bespricht, wenn es die jeweilige Situation zulässt, den Sachverhalt mit der:den Beschuldigten und bindet, bei Bedarf, relevante eigene Unternehmensbereiche oder Zulieferer mit ein. Nach Abschluss der ausführlichen Prüfung erstellt die Compliance-Abteilung eine ausführliche, schriftliche und kriteriengestützte Bewertung, ob es sich bei Ihrem Hinweis um ein Risiko für oder einen Verstoß gegen Compliance-Vorschriften handelt. Sollte ein tatsächlicher Verstoß oder ein Risiko vorliegen, kontaktiert die Compliance-Abteilung den relevanten internen Fachbereich und/oder Zulieferer, um geeignete Präventions- oder Abhilfemaßnahmen zu ergreifen.